Nel 2010 il Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce la validità e le modalità di utilizzo della PEC.
Tutti gli enti pubblici hanno l’obbligo di adottare la PEC per le comunicazioni ufficiali e di conseguenza anche i soggetti privati dovranno dotarsi di caselle certificate per ricevere e spedire documenti da e verso la pubblica amministrazione.
Le organizzazioni che adottano tale sistema di gestione della posta elettronica otterranno una serie di vantaggi che possiamo riassumere come segue:
- La posta elettronica certificata sostituisce la raccomandata con ricevuta di ritorno.
- L’invio di messaggi non ha nessun costo aggiuntivo e nessun limite quantitativo.
Inoltre i risparmi sono rilevanti:
- eliminazione della carta
- nessun onere postale di spedizione
- nessuna coda agli sportelli postali
- spedizione dall'ufficio via computer in qualunque momento.
L'impresa, via PEC, può comunicare con:
- tutti i soggetti che hanno una casella PEC, ad esempio i clienti per invio e ricezione di ordini e contratti; per l'invio con data certa della fattura elettronica; per sollecitare il rispetto delle modalità di pagamento e per il recupero dei crediti;
- i soci, gli amministratori, i sindaci per la convocazione di assemblee
- curatori e commissari straordinari per l'ammissione al passivo fallimentare, procedura eseguibile unicamente via PEC
- la Pubblica Amministrazione per la gestione di gare di appalto e per tutte le attività certificatorie
- l'INPS che invia sulla PEC aziendale gli attestati dei certificati di malattia dei dipendenti
- l'INAIL che invia sulla PEC aziendale il certificato DURC - Documento unico di regolarità contributiva.